Eine reguläre Meldeauskunft ist eine Auskunft aus dem aktuellen Register des Meldeamtes und dem der letzten Jahre. Ist eine Person jedoch schon vor längerer Zeit aus dem Ort verzogen oder verstorben, so liegen die Daten zu dieser Person im normalen Datenbestand des Meldeamtes nicht mehr vor. Um Daten zur Person zu finden ist dann eine Suche im Archiv des Amtes nötig, eine sogenannte Archivauskunft.
Bei dieser Archivsuche wird meist von einem Meldeamtsmitarbeiter vor Ort per Hand in alten Daten gesucht. Das können alte Karteikarten oder Mikrofilmaufnahmen sein, die händisch durchgesehen werden müssen. Oder auch eine separate digitale Computerdatenbank, die nicht mit dem aktuellen Datenbestand verknüpft ist. Dies handhabt jedes Amt anders.
Ebenfalls sehr unterschiedlich sind die Zeiträume, ab wann ein Eintrag vom aktuellen Datenbestand in das Archiv übergeht. Ist die Person aktuell im Ort gemeldet, so bleibt sie so lange auch im aktuellen Datenbestand des Melderegisters. Wohnt die Person jedoch nicht mehr im Ort, geht der Eintrag oft nach einer gewissen Zeitspanne in das Archiv über und wird im normalen Datenbestand gelöscht. Bei manchen Einwohnermeldeämtern ist diese Zeitspanne sehr kurz. In Berlin gehen Einträge von verzogenen oder verstorbenen Personen z.B. bereits nach 5 Jahren in das Archiv über, in Starnberg nach 10 Jahren. Andere Städte dagegen verschieben alte Einträge gar nicht in das Archiv, sondern belassen diese unbegrenzt im normalen Datenbestand. In der Stadt München zum Beispiel geht der Datenbestand des aktuellen Melderegisters zurück bis 1972. Nur für alte, nicht digitalisierte Einträge vor 1972 ist dort eine Archivauskunft notwendig.
Wie lange das Archiv bei einem Meldeamt vor Ort zurückgeht, ist ebenfalls sehr unterschiedlich. Die meisten Ämter haben im Archivbestand Daten bis zurück in die 50er und 60er Jahre vorliegen. Von vor dem zweiten Weltkrieg oder gar aus dem 19. Jahrhundert haben nur sehr wenige Meldeämter noch Daten vorliegen. Zudem ist damit zu rechnen, dass umso länger der Eintrag her ist, desto häufiger es vorkommt, dass dieser nicht mehr vorhanden ist. Zum Beispiel weil Karteikarten zwischenzeitlich weggeworfen wurden, verloren gegangen sind, nicht richtig sortiert wurden, oder aufgrund von Beschädigungen oder verblichener Schrift ganz oder teilweise nicht mehr lesbar sind. In so einem Fall bleibt dann auch eine Archivauskunft erfolglos, selbst wenn die Person einmal dort registriert war.
Kann ein Eintrag gefunden werden, so ist zu beachten, dass eine solche Auskunft aus dem Archiv meist eine sehr alte Wegzugsadresse der Person ergibt, die bereits seit mehreren Jahrzehnten nicht mehr aktuell sein kann. In so einem Fall ist dann eine weitere Archivauskunft beim Wegzugsort nötig, um den Verbleib zu klären.
Gerade bei älteren Archiveinträgen auf Karteikarten enthalten diese oft – aber bei Weitem nicht immer – nicht nur den Wohnort, sondern auch Angaben zu Ehepartnern und Kindern, sowie deren Geburtsdaten. Diese Daten sind im modernen, aktuellen Melderegister nicht mehr auf diese Weise verknüpft und miteinander registriert, wie dies häufig auf alten Meldekarten üblich war.
Manche Ämter verlangen aus Datenschutzgründen ein berechtigtes Interesse für eine Archivauskunft, zum Beispiel eine Verwandtschaft mit der gesuchten Person. Bei den meisten Einwohnermeldeämtern ist jedoch eine Archivauskunft ohne ein solches Interesse oder einen Nachweise möglich.